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Mit dieser Funktion steht Ihnen eine Möglichkeit
zur Verfügung, fast die gesamten Projektdaten von
EasyTime zur Stundenplan-Software gp-Untis zu übertragen,
und umgekehrt aus einem bestehenden gp-Untis-Projekt alle
für EasyTime
Unterrichtsverteilung relevanten Daten nach EasyTime
zu importieren.
Der Datenaustausch mit gp-Untis
erlaubt es, alle für
EasyTime Unterrichtsverteilung benötigten Daten aus
Untis zu übernehmen,
in EasyTime Unterrichtsverteilung zwischenzuspeichern,
und nach Erstellen der Unterrichtsverteilung wieder nach
gp-Untis zurück
zu übertragen.
Der Austausch erfolgt über sogenannte DIF-Dateien.
Dieses Dateiformat wird von gp-Untis als Schnittstelle
für die Zusammenarbeit bereit gestellt. In der Hilfe
zu gp-Untis finden Sie unter diesem Stichwort auch eine
genaue Beschreibung der DIF-Dateien.
Die Funktion zum Datenaustausch mit gp-Untis ist sehr
mächtig und vielseitig. Um sie voll nutzen zu können,
sollten Sie zunächst ein wenig mit ihr experimentieren.
Auch wird es notwendig sein, in Ihrem Untis-Projekt Daten
einzutragen, die Sie bisher nicht benötigt haben,
einfach weil EasyTime Unterrichtsverteilung auf diese Daten
angewiesen ist, gp-Untis aber nicht.
Szenarien für die Zusammenarbeit mit gp-Untis
Sie haben vielfältige Möglichkeiten, die Vorteile
von EasyTime Unterrichtsverteilung und gp-Untis miteinander
zu verbinden. Wie Sie dabei am Besten vorgehen, möchten
wir Ihnen an Hand einiger Szenarien vorstellen.
Szenario 1: gp-Untis ist vorhanden, EasyTime kommt neu
hinzu.
Sie arbeiten bisher nur mit gp-Untis, und möchten
für die Erstellung der Unterrichtsverteilung nun die
komfortablen Funktionen von EasyTime verwenden.
Vorgehen:
- Sie haben alle Ihre Stammdaten, die Sie für gp-Untis
benötigen, in diesem Programm vorliegen.
Sie exportieren alle Daten aus gp-Untis:
- Fächer
- Lehrkräfte
- Lehrbefähigungen
- Klassen
- falls vorhanden, die Stundentafeln.
- In EasyTime Unterrichtsverteilung legen Sie das erste
Schuljahr an. Sie übernehmen dabei keine Werte
aus den Vorlagen.
- Sie importieren alle von gp-Untis exportierten
Daten nach EasyTime Unterrichtsverteilung.
- Falls notwendig,
korrigieren oder ergänzen Sie die
importierten Daten. EasyTime stellt Ihnen dazu einen
ausführlichen
Bericht über den Import zur Verfügung,
in dem alle notwendigen Arbeiten aufgelistet
sind.
- Erstellen Sie die Unterrichtsverteilung.
- Übertragen Sie die fertige Unterrichtsverteilung
nach gp-Untis.
- Erstellen Sie in gp-Untis wie gewohnt Ihre Stundenpläne.
Falls es bei der Erstellung der Stundenläne Änderungen
in der Unterrichtsverteilung gab, übertragen
Sie den Unterricht von gp-Untis nach
EasyTime. So halten Sie Ihre
Daten in beiden Programmen aktuell.
Ein Tipp:
Wenn Sie den oben beschriebenen Weg für das Vorjahr
durchführen (also die Daten des Vorjahrs nach EasyTime übertragen,
in EasyTime als erstes Schuljahr das Vorjahr anlegen usw.),
dann können Sie beeits im ersten Jahr, das Sie mit
EasyTime bearbeiten, die Vorteile der Klassenhistorie nutzen.
Szenario 2: EasyTime ist vorhanden, gp-Untis kommt neu
hinzu.
Sie arbeiten bereits mit EasyTime, und möchten nun
für die Stundenplangestaltung Untis verwenden.
Vorgehen:
- Sie erstellen in EasyTime URV zunächst Ihre Unterrichtsverteilung.
- Dann exportieren Sie das aktuelle Schuljahr komplett für gp-Untis.
- Sie importieren alle Daten nach gp-Untis.
- In gp-Untis können Sie nun alle Informationen nachtragen,
die für die Stundenplanerstellung noch fehlen,
und die Ihnen EasyTime URV nicht bereit stellen konnte.
- Erstellen Sie Ihre Stundenpläne.
- Nach der Erstellung der Stundenläne übertragen
Sie die Projektdaten wieder von gp-Untis nach
EasyTime URV. So halten Sie Ihre Daten in beiden Programmen
aktuell.
Szenario 3: EasyTime und gp-Untis parallel verwenden
Das erste Schuljahr haben Sie erfolgreich mit EasyTime
URV und gp-Untis verplant. Sie haben in beiden Programmen
die Daten wie in Szenario 1 und 2 beschrieben abgeglichen
und jetzt aktuelle Projekte vorliegen. Wie geht es
jetzt weiter?
Vorgehen:
- Sie legen in EasyTime URV das nächste Schuljahr an,
und übernehmen dabei alle Werte aus dem Vorjahr. Damit
werden auch alle Projektdaten, die EasyTime URV für
gp-Untis zwischenspeichert, übernommen.
- Sie führen in den Stammdaten die Änderungen durch,
die sich für das neue Schuljahr ergeben.
- Sie erstellen Ihre neue Unterrichtsverteilung.
- Dann exportieren Sie das aktuelle
Schuljahr komplett.
- Sie importieren alle Daten nach
gp-Untis.
- In gp-Untis können Sie nun alle Informationen nachtragen,
die für die Stundenplanerstellung noch fehlen, und
die Ihnen EasyTime URV nicht bereit stellen konnte. Diese
Informationen werden normalerweise nur Fächer, Lehrer
oder Klassen betreffen, die Sie für
dieses Schuljahr in EasyTime URV neu erstellt
haben.
- Erstellen Sie Ihre Stundenpläne.
- Nach der Erstellung der Stundenläne übertragen
Sie die Projektdaten wieder von gp-Untis
nach EasyTime URV. So halten Sie Ihre Daten in beiden
Programmen aktuell.
Fazit: Für Untis-Nutzer bietet die
neue Schnittstelle zur Stundenplan-Software gp-Untis eine
große Arbeitserleichterung.
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