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Schnittstelle zu gp-Untis

Mit dieser Funktion steht Ihnen eine Möglichkeit zur Verfügung, fast die gesamten Projektdaten von EasyTime zur Stundenplan-Software gp-Untis zu übertragen, und umgekehrt aus einem bestehenden gp-Untis-Projekt alle für EasyTime Unterrichtsverteilung relevanten Daten nach EasyTime zu importieren.

Der Datenaustausch mit gp-Untis erlaubt es, alle für EasyTime Unterrichtsverteilung benötigten Daten aus Untis zu übernehmen, in EasyTime Unterrichtsverteilung zwischenzuspeichern, und nach Erstellen der Unterrichtsverteilung wieder nach gp-Untis zurück zu übertragen.

Der Austausch erfolgt über sogenannte DIF-Dateien. Dieses Dateiformat wird von gp-Untis als Schnittstelle für die Zusammenarbeit bereit gestellt. In der Hilfe zu gp-Untis finden Sie unter diesem Stichwort auch eine genaue Beschreibung der DIF-Dateien.

Die Funktion zum Datenaustausch mit gp-Untis ist sehr mächtig und vielseitig. Um sie voll nutzen zu können, sollten Sie zunächst ein wenig mit ihr experimentieren. Auch wird es notwendig sein, in Ihrem Untis-Projekt Daten einzutragen, die Sie bisher nicht benötigt haben, einfach weil EasyTime Unterrichtsverteilung auf diese Daten angewiesen ist, gp-Untis aber nicht.

Szenarien für die Zusammenarbeit mit gp-Untis

Sie haben vielfältige Möglichkeiten, die Vorteile von EasyTime Unterrichtsverteilung und gp-Untis miteinander zu verbinden. Wie Sie dabei am Besten vorgehen, möchten wir Ihnen an Hand einiger Szenarien vorstellen.

Szenario 1: gp-Untis ist vorhanden, EasyTime kommt neu hinzu.

Sie arbeiten bisher nur mit gp-Untis, und möchten für die Erstellung der Unterrichtsverteilung nun die komfortablen Funktionen von EasyTime verwenden.

Vorgehen:

• Sie haben alle Ihre Stammdaten, die Sie für gp-Untis benötigen, in diesem Programm vorliegen.
  Sie exportieren alle Daten aus gp-Untis:
  - Fächer
  - Lehrkräfte
  - Lehrbefähigungen
  - Klassen
  - falls vorhanden, die Stundentafeln.
• In EasyTime Unterrichtsverteilung legen Sie das erste Schuljahr an. Sie übernehmen dabei keine Werte aus den Vorlagen.
• Sie importieren alle von gp-Untis exportierten Daten nach EasyTime Unterrichtsverteilung.
  
• Falls notwendig, korrigieren oder ergänzen Sie die importierten Daten. EasyTime stellt Ihnen dazu einen ausführlichen Bericht über den Import zur Verfügung, in dem alle notwendigen Arbeiten aufgelistet sind.
  
• Erstellen Sie die Unterrichtsverteilung.
• Übertragen Sie die fertige Unterrichtsverteilung nach gp-Untis.
• Erstellen Sie in gp-Untis wie gewohnt Ihre Stundenpläne.
  Falls es bei der Erstellung der Stundenläne Änderungen in der Unterrichtsverteilung gab, übertragen Sie den Unterricht von gp-Untis nach EasyTime. So halten Sie Ihre Daten in beiden Programmen aktuell.

Ein Tipp:
Wenn Sie den oben beschriebenen Weg für das Vorjahr durchführen (also die Daten des Vorjahrs nach EasyTime übertragen, in EasyTime als erstes Schuljahr das Vorjahr anlegen usw.), dann können Sie beeits im ersten Jahr, das Sie mit EasyTime bearbeiten, die Vorteile der Klassenhistorie nutzen.

Szenario 2: EasyTime ist vorhanden, gp-Untis kommt neu hinzu.

Sie arbeiten bereits mit EasyTime, und möchten nun für die Stundenplangestaltung Untis verwenden.

Vorgehen:

• Sie erstellen in EasyTime URV zunächst Ihre Unterrichtsverteilung.
• Dann exportieren Sie das aktuelle Schuljahr komplett für gp-Untis.
• Sie importieren alle Daten nach gp-Untis.
• In gp-Untis können Sie nun alle Informationen nachtragen, die für die Stundenplanerstellung noch fehlen, und die Ihnen EasyTime URV nicht bereit stellen konnte.
• Erstellen Sie Ihre Stundenpläne.
• Nach der Erstellung der Stundenläne übertragen Sie die Projektdaten wieder von gp-Untis nach EasyTime URV. So halten Sie Ihre Daten in beiden Programmen aktuell.

Szenario 3: EasyTime und gp-Untis parallel verwenden

Das erste Schuljahr haben Sie erfolgreich mit EasyTime URV und gp-Untis verplant. Sie haben in beiden Programmen die Daten wie in Szenario 1 und 2 beschrieben abgeglichen und jetzt aktuelle Projekte vorliegen. Wie geht es jetzt weiter?

Vorgehen:

• Sie legen in EasyTime URV das nächste Schuljahr an, und übernehmen dabei alle Werte aus dem Vorjahr. Damit werden auch alle Projektdaten, die EasyTime URV für gp-Untis zwischenspeichert, übernommen.
• Sie führen in den Stammdaten die Änderungen durch, die sich für das neue Schuljahr ergeben.
• Sie erstellen Ihre neue Unterrichtsverteilung.
• Dann exportieren Sie das aktuelle Schuljahr komplett.
• Sie importieren alle Daten nach gp-Untis.
• In gp-Untis können Sie nun alle Informationen nachtragen, die für die Stundenplanerstellung noch fehlen, und die Ihnen EasyTime URV nicht bereit stellen konnte. Diese Informationen werden normalerweise nur Fächer, Lehrer oder Klassen betreffen, die Sie für dieses Schuljahr in EasyTime URV neu erstellt haben.
• Erstellen Sie Ihre Stundenpläne.
• Nach der Erstellung der Stundenläne übertragen Sie die Projektdaten wieder von gp-Untis nach EasyTime URV. So halten Sie Ihre Daten in beiden Programmen aktuell.

Fazit: Für Untis-Nutzer bietet die neue Schnittstelle zur Stundenplan-Software gp-Untis eine große Arbeitserleichterung.

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